退職の挨拶メールの書き方 サンプル3例と送付タイミング

最近は社内・取引先へメールで退職の挨拶や連絡をするのが一般的になっています。

それほど退職挨拶のメールって重要だし、会社に残る人にとっては、あなたの最後のメッセージとなります。

でも私もそうでしたが、いざ退職のメールを書こうと思っても、なかなか適当な文面が思い浮かばないことが多いんです。

それに退職の挨拶メールって、ズルズル先延ばしにしがちなんですよ。私も苦労しました。

そこで、私が退職する時に実際に作った、退職挨拶メールのサンプルを3パターン(顧客・取引先・社内外)ほど紹介したいと思います。

コピペOKなので、アレンジしてどんどん使ってください。

すぐに退職挨拶メールのサンプルを見たい方は、

こちらから!

管理人
管理人

退職挨拶メールとは何か?

悩んでいる
K助

そもそも退職挨拶メールって何?

管理人
管理人

退職挨拶メールのポイントを今一度、整理しておきましょう。

これまで退職挨拶のメールって、誰かの退職メールを受け取ることの方が多かったのではないでしょうか?

今度は自分が退職の挨拶メールを送る番です。

でも実際に自分が送る側になってみると、何を書いて良いかわからないものです。

そこで、まずは退職挨拶メールの基本をもう一度整理しておきます。

ココがポイント

  1. 退職挨拶メールの送付タイミング
  2. タイミング退職挨拶メールの目的
  3. 退職挨拶メールに明記すべき内容
k助

ポイントは3つあるんだね。

「送付タイミング」「送付目的」「内容」か。

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退職挨拶メールの送付タイミング

タイミングとしては、退職が社内で正式に決まり、後任の引き継ぎがひと段落してきた感じの頃になります。

だいたい退職の一ヶ月前を目処に、社内や取引先関係者宛てにメールで一言、退職の挨拶をするのが無難な方法でしょう。

退職が社内で正式に決まり、後任の引き継ぎがひと段落してきたら、次は取引先などへの退職の挨拶です。

もちろん実際に先方に赴いて挨拶するのが礼儀ではありますが、交通費もバカにならないので昨今はメールで済ますのが一般的です。

自分が退職することを、主に取引先や主要顧客などに対して正式に連絡します。

退職挨拶メールの目的

退職挨拶メールの目的は、あなたの社会人としてのケジメが一番ですが、今後の仕事が滞りないように進めるために事前に関係者に通知するということもあります。

わざわざメールで送らなくても、電話で済ませれば良いのでは?という意見もあるでしょうが、やはりメールは文字情報として残るし、転送すれば多くの人に情報を伝えることができます。

メールを受け取ることで初めてあなたの退職が公になり、関係先の社内でも今後の仕事の進め方を対応できようになります。

退職挨拶メールに明記すべき情報とは

そのため、退職挨拶メールに入れるべき必要な情報が決まってきます。

必要な情報とは、あなたの退職に関する情報(いつ退職するのか)、今までの感謝の気持ち、後任情報、退職までの仕事の進め方といったことをきちんと明記し、業務が遅れることのないように配慮すべきです。

色々会社に恨みつらみがあり、自分が退職した後はどうなろうが関係ない、と考えるかもしれませんが、ここはきっちり大人の対応を取るべきです。

退職挨拶メールの書き方

退職挨拶メールは、もうほとんど型が決まっていますので、サンプル文面を自分流にアレンジすれば良いと思います。

みんな忙しいですから、丁寧に文章を読む人は少ないでしょう。

あれこれグタグダと書いても誰も読みません。ポイントを外さずにシンプルな文面にすることで、退職するということがしっかり伝われば、それで良いのです。

外せない退職挨拶メールのポイント

  • 退職一ヶ月前が目安
  • 文面はシンプルに
  • 退職の挨拶と後任者情報を必ず入れる

 

次に、私も実際に使った退職挨拶メールのサンプルを3パターンほど紹介したいと思います。

コピペOKなので、アレンジしてどんどん使ってください。

退職挨拶メールのサンプル

k助

アレンジして使えそう!

顧客への退職挨拶メール

管理人
管理人

まずは、企業のお客様向けの退職挨拶メールのサンプルから紹介します。

顧客といっても、対企業の担当宛ての退職挨拶メールですね。

ポイント

メール全体を簡潔にまとめ、メールを一目見て内容を把握できるようにしましょう。

後任者についての情報を必ず入れ、あなたが会社が去った後の不安を解消しましょう。

お客様各位

いつもお世話になりありがとうございます。

早速で恐縮ですが、株式会社ABCを去る事となりました。

現職時にはひとかたならぬご愛顧を頂きました事、
心より感謝致しております。

今後は後任の【後任者氏名】にてご対応をさせて頂きますので、
引き続きご愛顧を頂ければ幸いでございます。

皆様におかれましても、くれぐれもお身体はご自愛頂き、
今後益々のご活躍を心よりお祈り致しております。

メールにて恐縮ですが、ごあいさつとお礼を申し上げます。

【後任者】
氏名(アルファベット)
携帯番号 0xx-xxxx-xxxx
E-mail     xxx@xxx.co.jp
※事務所の住所・電話・FAXは変更ございません。

以上

取引先への退職挨拶メール文面(転職する場合)

管理人
管理人

サンプル2件目は、転職する場合の取引先向けの退職挨拶メールになります。

ポイント

転職する場合は、転職先名は明記するかしないかは、臨機応変に変えてください。

私の経験では、転職先が同業種で仕事上も繋がりがある場合は、転職先名を書く場合が多いようです。

ただ、圧倒的に明記しない場合の方が多いでしょう。

「お取引先名」 様 各位

毎々格別のお引立てを賜り誠に有難うございます。

さて、私事で大変恐縮ではございますが、小職は
この度ABC株式会社を円満退社し、
株式会社HIJKに勤務することとなりましたので、
ご挨拶とご案内をさせて頂きます。

在職中は一方ならぬご厚情を賜り
誠に有難うございました。

新しい職場でも粉骨砕身、一層の努力を続ける
所存ですので、倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますよう、
何卒、宜しくお願い申し上げます。

尚、後任につきましては、【後任者氏名】が対応させていただきます。

簡略ではございますが以上ご案内を兼ね
ご挨拶させていただきます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

【後任者】
氏名(アルファベット)
携帯番号 0xx-xxxx-xxxx
E-mail     xxx@xxx.co.jp
※事務所の住所・電話・FAXは変更ございません。

以上

社内・社外関係者向けの退職挨拶メールのサンプル

管理人
管理人

最後は、社内や関係者向けの退職挨拶メールのサンプルです。

日常的に仕事をしている関係の人向けなので、シンプルかつ完結にしています。

社内向けや社外関係者向けの退職挨拶メールです。

ポイント

後任者がすでに後任の仕事をしていて、相手先も十分知っている場合は、名前だけで十分でしょう。

後任者のスキルなど詳しく書いても誰も読まないので、メール文字数は必要最低限の情報量にしておきます。

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

XYZ課の<退職者名>です。

早速で恐縮ですが、ABC株式会社を去る事となりました。

在職中は大変お世話になりましたことを御礼申し上げます。

直接ご挨拶へうかがうべきところですが、略儀ながら書中を
もってご挨拶とさせていただきます。

短い間でしたが、いろいろとお世話になり、ありがとうございました。

尚、後任には【後任者氏名】が対応いたします。

末筆ながら、皆々様のますますのご活躍をお祈りいたします。

以上

管理人
管理人

退職挨拶メールを書いたら、いよいよ送信!

hatena
K助

本当に送ってもいいのかな。

ドキドキ。

退職挨拶メールの文章を書くのは、あまり気が進まないものです。

しかも退職までまだ日にちがある場合は、退職する実感もまだ希薄だったりします。

これまで一緒に仕事をしてきた仲間にお別れの連絡をするようなものですから、すこし寂しい気もします。

同僚や取引先が自分の送った退職挨拶メールを読んで驚く顔を想像すると、なんとなく罪悪感も感じたりします。

退職メールを送ってしまえば、今まで退職することを知らなかった人も知ってしまいます。これまでのような付き合いはもう永遠にやってこないでしょう。

本当に送信して、良いの?

送信ボタンを押せば、あなたの退職挨拶メールは一斉に送信され、もう後に戻れません。

「本当に送ってしまって、いいの?」

何回も文面をチェックします。手のひらは汗でびっしょりです。呼吸が浅くなり、過呼吸で息が詰まりそうになってきます。

でも、もう引き返せません。

退職することが決まったのですから、あなたが退職するということや後任者をしっかりと連絡する必要があります。

今後の業務に差し支えないようにしないといけません。

意を決して、「えいや!」と送信ボタンを押します。

k助

えいや!

ポチ!

あーあ、送信しちゃった・・・・・・。

退職挨拶メールは普段から保存しておこう

ココが便利

他の人の退職挨拶メールを保存しておくと便利です

定年退職、転職、起業など、ケースは様々ですが、他の人の退職挨拶メールを保存しておくと、いざ自分が書く時に便利です。

他の人の退職挨拶メールを受け取ったことがあると思います。

私も退職を意識した時から、メールの文面を「メモ帳」に保存していました。

これから退職される方は、ぜひ実践してみてください。

退職の挨拶メールは、今の会社での最後の仕事

退職の挨拶メールを送るときは精神的に大きなプレッシャーがかかりますが、一度送ってしまえばスッキリした気持ちになり、これからがんばっていこうと前向きな気持ちになります。

確かにメールの文面を考えたりするのは面倒くさいものですが、長年勤めてきた会社での仕事の総仕上げとして送っておくと良いと思います。

時々、挨拶なしに黙って退社してしまう方もいますが、関係者からも本人にとってもモヤモヤしたものが残りスッキリしないので、あまりオススメしません。

いくら会社を嫌っていても、挨拶は最低限の社会人としてのマナーだと思います。ここは、自分のエゴを外してでも書いておいたほうが良いと思います。

退職の挨拶メールをケジメとして送っておけば、次の人生のステージを新しいフレッシュな気持ちで迎えられるはずです。

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40代で退職を経験した私が、当時の日記を元に書いています。退職するまでの苦悩や経験、家族のこと、お金のこと・・・・・・。私のつたない経験が、皆様にとって少しでも役に立てば幸いです。

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